A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (Avtv.) 28. § (1) bekezdése alapján a személyes adatokat kezelő adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni:
- az adatkezelés célját,
- az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját,
- az érintettek körét,
- az adatok forrását,
- a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját,
- az egyes adatfajták törlési határidejét,
- az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét,
- a belső adatvédelmi felelős nevét és elérhetőségi adatait.
A jogszabályban elrendelt adatkezelést a szabályozás tárgya szerint feladatkörrel rendelkező miniszter, hatáskörrel rendelkező központi államigazgatási szerv vezetője, illetőleg a polgármester, főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke köteles bejelenteni a jogszabály hatálybalépését követő 15 napon belül. A nemzetbiztonsági szervek az adatkezelésük célját és jogalapját jelentik be.
Az Avtv. adatvédelmi nyilvántartással kapcsolatos további rendelkezései:
29. § (1) Az adatkezelő az első nyilvántartásba vételkor nyilvántartási számot kap. A nyilvántartási számot az adatok minden továbbításánál, nyilvánosságra hozásánál és az érintettnek való kiadásakor fel kell tüntetni.
(2) A 28. § (1) bekezdésében felsorolt adatok megváltozását 8 napon belül be kell jelenteni az adatvédelmi biztosnak, és a nyilvántartást megfelelően módosítani kell.
30. § Nem kell bejelenteni az adatvédelmi nyilvántartásba azt az adatkezelést, amely
a) az adatkezelővel munkaviszonyban, tagsági, tanulói viszonyban, ügyfélkapcsolatban álló személyek adatait tartalmazza;
b) egyház, vallásfelekezet, vallási közösség belső szabályai szerint történik;
c) az egészségügyi ellátásban kezelt személy betegségére, egészségi állapotára vonatkozó személyes adatokat tartalmaz, gyógykezelés vagy az egészség megőrzése, társadalombiztosítási igény érvényesítése céljából;
d) az érintett anyagi és egyéb szociális támogatását célzó és nyilvántartó adatokat tartalmaz;
e) a hatósági, az ügyészségi és a bírósági eljárás által érintett személyeknek az eljárás lefolytatásával kapcsolatos személyes adatait tartalmazza;
f) a hivatalos statisztika célját szolgáló személyes adatokat tartalmaz, feltéve hogy – külön törvényben meghatározottak szerint – az adatok személlyel való kapcsolatának megállapítását véglegesen lehetetlenné teszik;
g) a sajtótörvény hatálya alá tartozó társaságok és szervek olyan adatait tartalmazza, amelyek kizárólag saját tájékoztatási tevékenységüket szolgálják;
h) a tudományos kutatás céljait szolgálja, ha az adatokat nem hozzák nyilvánosságra;
i) az adatkezelőtől levéltári kezelésbe került át;
j) a természetes személy saját célját szolgálja.
Mivel a 30. § a) pontja kivonja a bejelentési kötelezettség alól az adatkezelővel ügyfélkapcsolatban álló személyek adatainak nyilvántartását, az adatvédelmi biztos szükségét látta a vonatkozó szabályozás értelmezését állásfoglalásával segíteni:
„A törvényi kivételek között említett esetekben is be kell jelenteni az adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba, ha az adatkezelő
– nem közvetlenül az érintettől vette fel az adatokat (ez a szabály alkalmazandó akkor is, ha a közvetett adatgyűjtést csak az érintettek egy része esetén alkalmazták);
– az adatokat az érintett részletes tájékoztatása nélkül más személy vagy szerv részére hozzáférhetővé teszi;
– nyilvánosságra hozza;
– egyébként az eredetitől eltérő célra használja fel.”
A fentiek alapján az adatvédelmi biztos nyilvántartásába történő bejelentés nem mellőzhető abban az esetben sem, ha az ügyféladatbázis direkt marketing célokra kerül felhasználásra.
Ugyan az Avtv. a bejelentési kötelezettség elmulasztásának esetére nem rendel szankciót, azonban az adatkezelő ügyfeleinek bizalmát erősíti, ha még az adataik megadása előtt megismerhetik az adatkezelés nyilvántartási számát.
Az adatvédelmi biztos nyilvántartásába bárki szabadon betekinthet, az adatbázis elérhető itt.
